보존 정책 (Retention Policy) 생성 및 테스트 - (1) 삭제

보존 정책 (Retention Policy) 생성 및 테스트 - (1) 삭제

 

 

컨텐츠를 영구적으로 혹은 지정된 기간 동안 보존하거나

지정된 기간이 지난 후 콘텐츠를 영구적으로 삭제하거나

지정된 기간 동안 보존한 뒤 영구적으로 삭제 할 수 있는

보존 정책을 생성해보고 테스트 해보려고 해요

 

 

 

전에 Exchange Server에서 생성했던 기억이 있네요

 

예를 들어, 받은편지함의 메일은 1달뒤에 완전 삭제

보낸편지함의 메일은 1주일뒤에 완전 삭제 등등

 

On-Premise 때에 있던 정책들과 변화 된게 있는지 한번 확인해보려고 합니다.

 

 

 

정책 구분	적용 범위	예시
보존 정책	사이트 또는 사서함 수준에서 콘텐츠에 대해 같은 보존 설정 할당 Exchange 사서함 SharePoint 클래식 및 통신 사이트 OneDrive 계정 Microsoft 365 그룹 사서함 & 사이트 비즈니스용 Skype Exchange 공용 폴더 Teams 채널 메시지(표준 채널 및 공유 채널) Teams 채팅 및 코필로트 상호 작용 Teams 비공개 채널 메시지 커뮤니티 메시지 Viva Engage 사용자 메시지 Viva Engage	Sharepoint 사이트에 모든 문서를 5년 보존
보존 레이블	항목 수준(폴더, 문서, 전자 메일)에 보존 설정 지정 조직의 사용자가 수동으로 보존 레이블을 적용 보존 레이블 자동 적용 (특정 조건, 콘텐츠의 포함) 레이블이 지정된 시점 부터 보존 기간 시작 이벤트가 발생할 때 보존 기간 시작 기본 보존레이블 적용	Sharepoint 사이트의 특정 문서는 5년 보존, 특정 문서는 10년 보존

 

보존 정책과 보존 레이블은 위처럼 구분할 수 있어요

 

 

보존 정책 생성하기

 

 

보존 정책 생성

 

[Microsoft Purview 포탈] - [데이터 수명 주기 관리] - [Microsoft 365] - [보존 정책] - [새 보존 정책] 클릭

 

 

 

 

보존 정책 생성

 

정책 이름 지정 : Teams 보존 정책 (1)

 

 

 

 

보존 정책 생성

 

다음

 

 

 

보존 정책 생성

 

보존 정책 유형 [적응]

조직의 사용자/그룹 또는 사이트를 정의하는 특성으로 적응형 정책 범위를 만들어서 대상으로 사용해요

 

 

보존 정책 유형 [정적]

대상 범위를 Exchange 사서함, OneDrive 계정 등으로 범위를 지정해서 사용해요

 

전 적응형 범위를 만들어서 테스트 해보려고 합니다

 

[적응] 클릭 후 다음

 

 

적응형 범위 생성

 

적응형 범위를 생성하기 위해 [범위 추가] - [지금 적응형 범위 만들기]를 클릭해주세요

 

 

 

 

적응형 범위 만들기

 

[범위 만들기] 클릭

 

 

 

적응형 정책 범위 만들기

 

 

이름 : VIP-User

 

 

 

 

 

적응 범위 지정하기

 

관리단위 페이지는 넘어가주시고

저는 사용자로 지정하겠습니다

Sharepoint 사이트 및 Microsoft 365 그룹 지정도 가능하네요

 

 

 

 

 

적응 범위 쿼리 만들기

 

부서명이 "임원"인 사용자들을 대상으로 지정하고 만들어주세요

 

 

 

 

 

적응 범위 및 위치 선택

 

생성한 적응 범위 선택이 가능해요

선택해주시고 적용 위치는 Teams 채팅 및 Copilot 상호 작용을 선택했어요

 

 

 

 

보존 정책 생성

 

저는 보존은 실제로 눈으로 볼 수가 없어서

특정 시간이 됬을 때 항목을 삭제 하는 방법으로 테스트를 진행해보려고 해요

 

항목이 생성되는 경우 3일 뒤에  삭제할꺼에요

 

 

 

 

보존 정책 생성 완료

 

해당 정책을 켜면 3일보다 오래된 항목은 영구적으로 삭제가 된다고 하네요

적용되는데 최대1주일이 걸리고요...

 

 

우선 제 테스트 환경의 Teams 메시지/첨부파일 내역은 아래와 같습니다.

Teams 채팅 내역

 

 

우선 적용해보고 기다렸다가 삭제 되는지 확인을 해봐야 겠네요.

 

 

 

정책 적용 확인

 

실제로 정책에 해당 계정이 포함(적용) 된 것을 확인 할 수 있네요

 

 

 

 

정책 적용 후 약.. 4일정도 지났을까요?

아래처럼 대화 메시지가 삭제되었어요.

 

Teams 대화 내용

 

 

 

이전에 Retention Policy라고 하면 Exchange Server에서 사용할 수 있었던 기능이고

각 사서함에 적용하여 메일에 "해당 메일은 n일뒤에 삭제 됩니다"라는 문구가 있었는데

그런 문구는 보이지 않네요